IAML/IASA Annual Conference, Perugia, Monday 2 September 1996, 9:15 - 10:45

IAML Archives and Music Documentation Centre Branch

Kent Underwood (New York University, New York, USA)

Music Publishing Archives: Preservation and Potential

The history of music publishing resides not just in printed scores but also in the business records of publishing companies and in the personal recollections of the professionals who comprise those companies. A music publishing archive is defined as a systematic documentary record of a music publishing company: its activities, publications, history, and people both its employees and the composers whose works have been published.
Many historians, librarians, archivists, and publishers recognize the concrete and potential value of such archives, and significant collections now exist at the Sibley Music Library (Rochester, New York), the Library of Congress (Washington, DC), and elsewhere in the USA. Yet much documentation also has been lost or poorly preserved over time. Recognizing this continuing problem, the Music Library Association (USA) and Music Publishers Association (USA) jointly established a task force in 1992 to investigate, promote, and assist in the documentation of the music publishing industry. The task force has devised archival guidelines, following the premise that the basic functions of music publishing shall determine the framework and content of the archive. (The six basic functions are Acquisition of musical works; Administration of musical works; Editing and production; Promotion and marketing of musical works; Promotion of culture; and Self-governance and sustenance). Complementing these functions, the guidelines outline the types of documents (manuscripts, correspondence, reports, etc.) that provide evidence for each function. The guidelines also address documentation problems too many or too few records; oral and written culture; dispersed records; proprietary rights and confidentiality; conservation, preservation, and restoration.

Archives des Editeurs de Musique: Preservation et Potentiel

L'histoire de l'édition de partitions musicales ne se trouve pas seulement dans les partitions imprimées mais aussi dans les documents d'affaires et dans les souvenirs personnels des gens du metier des maisons d'édition. On peut définir l'archive de l'éditeur de musique comme un régistre documentaire systematique d'une maison d'édition: ses activites, ses publications, l'histoire corporative et les personnes associees avec la firme - - y compris les employés et les compositeurs. Beaucoup d'historiens, bibliothecaires, archivistes et éditeurs comprennent la valeur concrète et potentielle des archives de ce genre, et maintenant il y a des collections significatives au Sibley Music Library (Rochester, New York), au Library of Congress (Washington, DC), et ailleurs aux Etats-Unis. Quand mème, beaucoup de documents sont deja perdus ou mal préservés.
En 1992, la Music Library Association (Etats-Unis) et la Music Publishers Association (Etats-Unis), se sont rendus compte de ce problème, et ont établis un comité mixte afin de rechercher, avancer et aider a la documentation des éditeurs de musique. Le comité mixte a crée des directives archivales qui doivent suivre la premisse que les fonctions fondamentales de l'édition de partitions musicales déterminent le cadre et le contenu de l'archive. (Les six fonctions fondamentales sont l'Acquisition des travaux musicales; l'Administration des travaux musicaux; l'Edition et la production; la Promotion et la commercialisation des travaux musicaux; la Promotion de la culture; et l'Autonomie et la viabilité économique de la maison d'édition). Les directives décrivent les types de documents (manuscrits, correspondance, rapports, etc.) qui fournissent évidence de chaque fonction. Les directives adressent aussi les problèmes de documentation -- trop ou trop peu de documents; la culture orale et écrite; les documents disperses; les droits de propriéteé et le caractère confidentiel de certains documents; la conservation, préservation et restoration.
(Tradution: Kurt De Belder)

Musikverlagsarchive: Ihre Erhaltung und Zukunft

Die Musikverlagsgeschichte lässt sich nicht nur von den im Druck erschienenen Partituren her konstruieren; Geschäftsakten der Verlage und persönliche Erinnerungen der Verleger sind auch wichtige Zeugen dieser Geschichte. Die Definition eines Verlagsarchivs beinhaltet die systematische Aufbewahrung aller zur Dokumentation der Verlagstätigkeit wichtigen Akten. Letztere umfassen die Publikationen - das Verlagswerk - und deren Entstehung, die Menschen - Angestellte als auch Komponisten - verbunden mit dem Verlag, und anderes relevantes Material.
Historiker, Bibliothekare, Archivare und Verleger wissen den konkreten und potentiellen Wert solcher Archive zu schätzen und bedeutende Sammlungen existieren unter anderen in der Sibley Music Library (Rochester, New York) und der Library of Congress (Washington, DC). Im Laufe der Zeit ist jedoch auch vieles verlorengegangen auf Grund unzureichender Aufbewahrungsbedingungen oder aus Desinteresse. Um diesem Zustand abzuhelfen, haben die Music Library Association (USA) und die Music Publishers Association (USA) zusammen in 1992 ein Aktionskommittee gegründet, das sich die Aufgabe gestellt hat, die Musikverlagsindustrie zu untersuchen, zu fördern und ihre Dokumentation zu unterstützen. Dieses Aktionskommittee hat archivalische Richtlinien formuliert, die von der Voraussetzung ausgehen, dass der Inhalt eines Musikarchivs von dem vollen Umfang der Verlagstätigkeit her bestimmt wird. (Folgende sind die sechs Grundaufgaben eines Verlages: das Erwerben von Material; deren Verwaltung; Redaktion und Produktion; Werbung und Verkauf; kulturelle Förderung; und Selbstverwaltung.) Zusätzlich bestimmen die Richtlinien welche Art von Material (Manuskripte, Korrespondenz, Berichte, etc.) welcher Tätigkeit zur Dokumentation dient. Die Richtlinien sprechen auch Probleme, die in dem Dokumentationsprozess auftreten können, an; so zum Beispiel: zu viel oder zu wenig Material; mündliche oder schriftliche Überlieferungskultur; zerstreutes Material; Besitzerrechte und Ansprüche; Vertraünsfragen; Aufbewahrung, Erhaltung und Restaurierung.
(Übersetzung: Evelyn Ehrlich)